Für jeden Menschen, der sagt: “To-Do-Listen funktionieren nicht” gibt es mindestens einen anderen, der das genaue Gegenteil behauptet. Ich kann nur für mich selbst sprechen und sage:
Seit ich begonnen habe, meinen Tag mit nur wenigen Minuten Arbeit am Vorabend zu planen, kann ich mehr Dinge in kürzerer Zeit erledigen.
Für mich war diese Erkenntnis zu Beginn sehr überraschend. Ich habe damit angefangen, als ich viele verschiedene Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten fertig stellen musste. Eigentlich war ich kein Fan von Listen, doch nachdem ich das Eine oder Andere nur mit Mühe fertig stellen konnte (oder schlichtweg vergessen habe), fand ich es an der Zeit etwas Neues zu versuchen.
Mein System war einfach und entsprach nicht unbedingt den gängigen Regeln zu dem Thema. Doch es hat mir geholfen, mich überhaupt an ein System mit Zielen zu gewöhnen. Ich habe mir eine große Kladde zugelegt in die ich am Abend die Tätigkeiten für den kommenden Tag eintrug.
Diese Tätigkeiten - oder Tages-Ziele - wurden von mir in drei unterschiedliche Gruppen eingeteilt:
- Wichtig
- Dringend
- Langfristig
Alle Aufgaben habe ich mit einem Zeitfenster für die Dauer versehen und ihnen eine günstige Zeit am Tag zugewiesen.
- Die Arbeiten, die ich weniger gern tat, wenig Zeit in Anspruch nahmen und wichtig waren, habe ich früh abgearbeitet.
- Die Tätigkeiten, die mehr Zeit benötigten und mehr Freude versprachen kamen danach an die Reihe.
- Die langfristigen Aufgaben durften, je nach Tagesform und vorhandener Zeit, am selben Tag oder später gemacht werden. Sie wurden übertragen und sind nicht in Vergessenheit geraten.
Irgendwann kam wie von selbst eine Wochen- bzw. Monatsplanung hinzu. Zu guter Letzt habe ich das Ganze ergänzt um meine langfristigen Ziele, also das, was ich persönlich und mit meiner Firma im kommenden Jahr und in den nächsten Jahren erreichen will. Der Wunsch dazu kam wie von selbst, nachdem ich einige Zeit mit meiner Ziele Liste gut zurechtkam und weniger gestresst war.
Das Erstellen von Listen mit Zielen und Aufgaben hat gleich mehrere “Antriebselemente”:
- Das Aufschreiben meiner Ziele ist wie ein Vertrag mit mir selbst
- Meine Ziele gewinnen mehr Realität, als wenn sie nur in meinem Kopf existieren und bewegen mich zur Planung und zum Handeln
- Meine Ideen bleiben bestehen und gehen nicht mehr “verloren”
- Ich kann meine Zeit besser planen und einteilen
- Mir wird klar, was wirklich wichtig ist und getan werden muss, um meine Ziele zu erreichen.
Hier ist ein Beispiel für meine persönliche Tagesplanung:
Montag, 9. März 2009
7.45 Uhr, Yoga bis ca. 8.15 Uhr
8.30 Uhr, Buchhaltung Checken!
Puffer, Pause
9.30 Uhr, Telefonate Projekt x bis ca. 12 Uhr
Puffer, Pause
12.30 Uhr, Blogbeiträge Telefonart und Fluent Life bis etwa 13.30 Uhr
Puffer
14.30 Uhr, Powercoaching mit y bis 16 Uhr
Pause, Puffer
17.00 Uhr Meeting wegen neuem Newsletter bis 17.30 Uhr, Agenda!
17.30 Uhr Recherche und Vorbereitung neues E-Book Motivation.
Streng genommen sind in diesem Tag nur wenige Pufferzeiten für Unvorhergesehenes eingetragen. Wenn Sie also mehr frei verfügbare Zeit benötigen, ist es sinnvoll sie zu berücksichtigen.
Ich trage in meine Liste keine “winzigen” Aufgaben ein. Wichtige Telefonate notiere ich in meinem Kalender in Outlook mit Telefonnummer und Uhrzeit und werde automatisch daran erinnert. Genauso schalte ich Erinnerungen für Meetings oder andere Termine (Finanzamt…).
Nach meiner Erfahrung ist es wichtig, dass Sie sich ein eigenes, personifiziertes System erstellen. Je besser es an Ihre Arbeitsweise und Bedürfnisse angepasst ist, umso mehr werden Sie unterstützt beim Erreichen Ihrer Ziele.
Wenn Sie diese Tipps anwenden, sind Sie auf einem guten Weg, das Aufschieben wichtiger Tätigkeiten zu lassen - mit etwas Geduld, Hartnäckigkeit und Humor.
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